Impressoras deixam de se tornar aliadas quando apresentam falhas que comprometem o andamento de processos cruciais no negócio.
Por exemplo, você já parou para analisar quanto tempo você já ficou em frente a impressora esperando chegar seu documento? Ou quando precisava de um documento urgente e ele saiu errado?
Neste artigo, nós listamos 4 erros que você não pode cometer no setor de impressão do seu negócio. Confira!
Não gerenciar os custos
A impressão pode representar uma pequena fração dos custos do seu negócio, por isso, muitas vezes acaba sendo deixado de lado. No entanto, quando se fala em uma gestão de impressão eficiente, estamos falando em efetivamente quantificar esses custos.
Você precisa ter o conhecimento de quantas cópias são feitas diariamente e compreender quantas são necessárias para as diferentes funções desempenhadas na sua empresa.
Não dimensionar os equipamentos
Na verdade, esse é um erro na sua infraestrutura de TI que realmente pode complicar o andamento das suas tarefas. Lembra o que falamos ali em cima? Sobre esperar uma impressora livre? Quando a sua empresa necessita de um grande volume de impressões por dia, você não pode contar com um único equipamento, pois o seu cliente não quer ficar esperando. Além de atrasar o atendimento do próximo.
Corre-se também o risco de sobrecarregar a máquina, fazendo com que ela apresente falhas mais rapidamente, exigindo uma manutenção ou até mesmo a troca do equipamento.
Colaboradores sem orientação
A qualidade da impressão também é um fator muito importante e que diz muito sobre o seu negócio. Pode parecer exagero, mas seus colaboradores precisam ser orientados quanto às formas corretas de copiar, escanear ou até mesmo realizar uma simples impressão.
Os problemas mais comuns encontrados são:
- Frases cortadas por margens configuradas incorretamente;
- Marcas de clipes e grampos ao copiar documentos;
- Digitalização com vultos e sombras.
Todas essas falhas, além de prejudicar a leitura e compreensão do conteúdo, quando chegam ao cliente, passam falta de profissionalismo, podendo comprometer seriamente a imagem da empresa.
Não mapear os departamentos do negócio
Aliás, é essencial saber a origem de cada comando de impressão no seu negócio. Quantas cópias o administrativo costuma fazer, o financeiro, marketing ou até mesmo o setor de vendas.
Esta informação te traz a capacidade de entender a evolução e a participação do volume de impressão de cada área dentro do seu negócio. Além de obter o controle da impressão, te possibilita agir cirurgicamente nas principais oportunidades.
A redução de impressão não é só um benefício econômico, mas sustentável. De acordo com a revista Galileu, cada brasileiro consome 44 kg de papel por ano, isso representa uma árvore e meia.
Como corrigir esses erros?
Uma das maneiras de corrigir as falhas é contar com uma empresa especializada em Outsourcing de Impressão.
A Lowcost entende, desde 1996, a importância que o setor de impressão tem para os negócios.
Lembre-se que cada centavo gasto na sua empresa é um centavo que você deixa de lucrar. Gerir o setor de impressão do seu negócio é essencial quando se busca controlar e garantir eficiência em todos os processos.
