A gestão de documentos de uma empresa não é tarefa fácil. Uma empresa de pequeno porte já acumula muitos documentos importantes, quanto maior a empresa se torna ou quanto mais tempo ela tem, mais documentos ela acumula, alguns de extrema importância, outros se tornam parte de um arquivo morto que não tem utilidade mas pode vir a ter algum dia e por isso é importante guardar, enfim. A tecnologia tem solução para a manutenção e gerenciamento de documentos, mas como isso deve funcionar?
Legislação
Desde 2000 o assunto ‘documentos digitais’ entra e sai de pauta nos projetos de lei. A validade dos documentos digitais depende de tecnologias de criptografias que garantam a autenticidade, integridade e veracidade das informações registradas em documento. Em 2020 foi assinado o último decreto que estabeleceu alguns requisitos para a transformação de documentos físicos em digitais, garantindo que eles tivessem o mesmo efeito legal. Mesmo com esse decreto, ainda não são todos os documentos que têm total validade digital.
Todo esse cuidado é para o caso de documentos que sejam físicos e se tornam digitais, porém, documentos que são elaborados já dentro do ambiente digital não precisam dessa validação.
Requisitos
O decreto assinado exige que, para um documento ser validado, ele precisa atender alguns requisitos como: ser uma cópia idêntica ao documento físico; os documentos públicos digitalizado só podem ser emitidos e recebidos por pessoas de direito público ou por entidades privadas que fazem que prestam serviços públicos; a integridade do documento deve estar totalmente preservada, nenhum dado pode estar rasurado, corrompido ou alterado sem autorização.
Como funciona
O decreto assinado deixa algumas especificações para a digitalização de documentos:
- A digitalização: é necessário garantir o rastreio e auditoria do documento digitalizado, ou seja, as informações sobre o processo de digitalização devem ser informadas; o sistema escolhido para digitalizar; qual aparelho foi utilizado; quem digitalizou;, data e local de digitalização; etc.
O processo de digitalização deve entregar um documento em PDF em formato aberto de forma que possa ser acessado por qualquer sistema.
- Arquivar: o sistema de arquivamento de documentos digitais precisa ter proteção e segurança contra alterações, perda de dados, destruição ou eliminação.
Sobre os documentos
O decreto ainda afirma que, caso o documento não tenha valor histórico, a versão física pode ser descartada depois que a versão digitalizada estiver dentro da normalidade.
Além dos documentos digitais, a assinatura digital tem validade e pode ser utilizada para assinar diversos documentos, com a mesma veracidade que a assinatura de próprio punho. Para garantir essa validação, ela precisa de tecnologia de criptografia e certificado digital.
As diversas possibilidades digitais são oportunidades práticas para o cotidiano de uma empresa. Os processos de legalização e validação de documentos e assinaturas podem parecer trabalhosos, mas por fim, vão economizar dinheiro, tempo e espaço, promovendo a redução de custos, segurança e confiabilidade dos documentos e praticidade, podendo acessar e assinar documentos de forma simples e segura. Além de tudo, o baixo uso de papel ajuda na sustentabilidade!
